En raison de la nature de nos activités, GENDRON ASSURANCE comprend l'importance de protéger vos renseignements personnels. Conformément au cadre légal en vigueur, nous avons mis en place un ensemble de mesures et de procédures pour assurer une saine gouvernance de la confidentialité. En nous fournissant vos renseignements, vous acceptez les termes de cette politique.
Un renseignement personnel est toute information concernant une personne physique qui permet de l'identifier. À titre non limitatif, ces renseignements peuvent être identitaires (ex. : nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de permis de conduire), financiers (ex. : numéro de carte de crédit), liés aux activités professionnelles (ex. : dossier d'employé), etc.
Pour répondre à vos besoins, nous ne demandons que les renseignements essentiels. Ceux-ci peuvent inclure :
Gestion et désactivation : Vous pouvez en tout temps gérer vos préférences et activer ou désactiver ces fonctions en cliquant sur le lien "Préférences des cookies" situé en bas de toutes les pages de notre site. Pour obtenir plus de détails sur les types de témoins que nous utilisons et la méthode pour les désactiver, veuillez consulter notre page "Conditions d'utilisation du site internet".
L'utilisation de vos données, que la demande soit faite par téléphone, en personne ou en ligne, sert des buts précis pour réaliser notre mandat :
Lorsqu'un formulaire de demande de soumission est transmis par le biais de l'application en ligne (https://soumission.gendron.services), vous autorisez et consentez que GENDRON ASSURANCE :
GENDRON ASSURANCE ne vend ni ne rend public aucun renseignement personnel. Toutefois, pour réaliser notre mandat ou répondre à la loi, nous pouvons partager vos données avec des tiers s'étant engagés formellement à les protéger :
Nous adoptons des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger vos renseignements, que nous conservons le temps nécessaire à notre mandat et à nos obligations légales :
Pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels, nous appliquons les standards de l'industrie, comprenant à la fois des aspects physiques et technologiques:
Nos politiques internes établissent les règles relatives à la conservation et à la destruction de vos renseignements personnels. En règle générale, nous les conservons aussi longtemps qu'il est raisonnable de le faire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour répondre à nos obligations juridiques et commerciales, sous réserve des délais de conservation imposés par la loi et la réglementation applicables (notamment en matière d'assurance de dommages et pour l'utilisation du Fichier central des sinistres automobiles – FCSA).
Une fois ces fins accomplies et les délais légaux écoulés, vos renseignements sont soit détruits de façon sécuritaire et irréversible, soit anonymisés de sorte qu'il ne soit plus possible, de façon irréversible, de vous identifier. Ces opérations sont réalisées conformément à nos politiques internes de gestion des supports et de destruction sécurisée, et une attestation (certificat) de destruction est produite lorsqu’elle est requise.
Tous nos employés et partenaires s'engagent contractuellement (et indéfiniment) à protéger vos données dès leur entrée en fonction.
Bien que nous appliquions les meilleures pratiques de l’industrie pour sécuriser nos plateformes (notamment par le chiffrement des données en transit via SSL/TLS), aucune méthode de transmission sur Internet ou par courrier électronique n'est infaillible. Gendron Assurance ne pourra être tenue responsable des dommages découlant de l'interception, de la perte ou de l'altération de communications électroniques indépendantes de sa volonté, notamment en raison d'une mauvaise configuration de votre équipement informatique, d'une utilisation inadéquate de nos services ou d'une négligence de votre part.
Aucun renseignement n'est recueilli par GENDRON ASSURANCE sans votre consentement préalable, celui du mandataire ou du prospect. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous donnez un consentement effectif. Par conséquent, vous acceptez les termes de la présente politique et nous autorisez à collecter, conserver, utiliser et communiquer vos informations aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, ce qui pourrait toutefois nous empêcher de vous proposer le produit ou le service demandé.
Si une information est inexacte, vous pouvez soumettre une demande écrite à notre responsable. Votre identité sera validée et le traitement sera effectué dans un délai maximal de 30 jours, conformément à la loi. L'accès à vos renseignements est gratuit; des frais raisonnables pourraient toutefois être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission, et vous en seriez informé au préalable. En cas de refus, nous vous en indiquerons les motifs, la disposition légale applicable, ainsi que les recours possibles et leurs délais.
Vous pouvez nous demander de vous communiquer, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis (par exemple vos coordonnées ou les renseignements transmis lors d'une demande de soumission). À votre demande, ces renseignements peuvent également être transmis directement à un autre organisme autorisé par la loi à les recueillir. Ce droit vise uniquement les renseignements recueillis auprès de vous — et non ceux que nous avons créés ou inférés — et ne s'applique pas aux renseignements obtenus auprès de tiers, comme les données provenant du Fichier central des sinistres automobiles (FCSA) ou des compagnies d'assurance avec lesquelles nous avons un lien d'affaires.
Sur demande, nous vous fournissons des renseignements sur les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, les catégories de personnes qui y ont accès au sein de notre cabinet, la durée de conservation de ces renseignements (voir la section 4), ainsi que les coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels. À l'interne, l'accès est limité, selon le principe du « moindre privilège », aux seuls membres de notre personnel autorisés dont les fonctions le requièrent — notamment les courtiers ou agents affectés à votre dossier et le personnel technique responsable de nos systèmes —, tous tenus à un engagement de confidentialité. Aucun sous-traitant n'accède à vos renseignements sans entente de confidentialité préalable.
Vous pouvez vous désabonner via le lien figurant dans nos messages ou en contactant notre responsable.
Pour ne plus recevoir de textos, vous pouvez répondre ARRET en tout temps au message reçu.
En vertu de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), nous pouvons vous adresser des courriels commerciaux dans le cadre de notre relation d'affaires jusqu'à 6 mois après une soumission et jusqu'à 24 mois après la fin d'un contrat en vigueur. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à recevoir de telles sollicitations. Les messages purement transactionnels (par exemple l'envoi de la soumission demandée, des documents de votre police ou d'un avis de renouvellement) ne sont pas visés par ce retrait.
Dans le cadre de nos activités (notamment lors de l'utilisation de notre outil de soumission en ligne), il est possible que nous rendions une décision à votre égard fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels (par exemple, pour évaluer un profil de risque ou générer un tarif d'assurance de façon entièrement informatisée). Si une telle situation se présente, nous vous en informerons au plus tard lors de la communication de cette décision. Conformément à la loi, vous disposez alors des droits suivants :
Dans le cadre de nos activités (notamment lors de l'utilisation de notre outil de soumission en ligne), il est possible que nous rendions une décision à votre égard fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels (par exemple, pour évaluer un profil de risque ou générer un tarif d'assurance de façon entièrement informatisée). Si une telle situation se présente, nous vous en informerons au plus tard lors de la communication de cette décision. Conformément à la loi, vous disposez alors des droits suivants :
Vous pouvez nous demander de vous indiquer les renseignements personnels qui ont été utilisés pour rendre cette décision, ainsi que les raisons et les principaux facteurs et paramètres ayant mené à ce résultat.
Vous avez le droit de contester cette décision, de faire rectifier les renseignements personnels utilisés si vous y décelez une erreur, et de présenter vos observations à un membre de notre équipe qui pourra réviser votre dossier de façon humaine.
Pour exercer ces droits, vous n'avez qu'à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la fin de ce document.
Conformément aux exigences légales, nous appliquons un protocole de gestion des incidents de confidentialité.
Un incident de confidentialité représente tout accès, utilisation ou communication non autorisés, en vertu de la loi, d'un renseignement personnel, ainsi que la perte de ce renseignement ou toute autre violation de sa sécurité.
Dans l'éventualité où nous serions informés d'un incident de confidentialité impliquant vos renseignements personnels, nous nous engageons à :
Si vous êtes insatisfait de la façon dont nous traitons vos renseignements personnels ou de l'une de vos demandes, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels (coordonnées ci-dessous). Nous en accuserons réception et y donnerons suite avec diligence.
Dans le cas d’un différend ou d’une plainte à l’égard de la protection des renseignements personnels ou sensibles, vous êtes invité à consulter la politique de traitement des différends et des plaintes du cabinet. Celle-ci est disponible sur notre site Internet (https://gendronassurance.com/politique-de-gestion-des-plaintes) ou sur demande :
Si notre réponse ou le suivi de votre plainte ne vous satisfait pas, vous disposez d'un recours auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).
Cette politique peut évoluer pour refléter les changements légaux ou internes. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre politique de confidentialité afin de vous tenir informé de tout changement.
CABINET GENDRON ASSURANCE
Responsable : André Gendron-Larsen
Adresse : 5025 Boul. Lapinière #5050, Brossard, QC J4Z 0N5
Téléphone: 450-679-1182
Courriel: info@gendronassurance.com
